مقدمه :
درمیان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات، باارزشترین
آنهاست واین مساله به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی ومحیطی ازطریق اطلاعات
توجیه می شونداطلاعات ممکن است بصورت استراتژیکی مورد استفاده قرارگیرد وامتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کند ،یا زمینه های رقابت را بین
سازمانها تغییر دهد وامتیازات قابل توجهی برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها گسترش دهد
یا صنایع رامتحول سازد وفرصتهای جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد. یک سازمان
باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد کند که قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اکثریت
رادردرون سازمان برآورد، سازد.
ومساله
مهم در این میان استفاده ی بهتر از این اطلاعات برای مدیریت بهتر می باشد ویکی از
قدیمی ترین سیستم ها برای همیاری مدیران در این زمینه سیستم های اطلاعات مدیریت می
باشد.
سیستم مجموعه منظمی از عناصر به هم مرتبط می باشد که
برای رسیدن به اهداف مشترکی با یکدیگر در تعاملند. در یک نگرش سیستمی، سازمان را
می توان یک سیستم تلقی کرد که با دریافت منابع مالی، مواد و
منابع انسانی و غیره ضمن انجام فرآیندهای مختلف ولی مرتبط، اهداف مشخصی را تعقیب
می نماید. بهره وری سازمانی شامل دو مولفه کارایی و اثربخشی است. یکی به معنی درست
کار کردن و دیگری به معنی کار درست کردن
مدیران در
سطوح مختلف سازمانی شامل مدیران ارشد، میانی و اجرایی با ایفای نقشهای متفاوت
اطلاعاتی، تصمیم گیری و تعاملی و بهره گیری صحیح از اطلاعات در پی ارتقاء بهره وری
سازمان می باشند..سیستم های اطلاعاتی با
بهره گیری مناسب از داده ها، اطلاعات و دانش مورد موجود در سازمان کلیه کارمندان
اعم از مدیران و مجریان را در ایفای نقش مناسب خود یاری می نمایند. به عبارت بهتر
چنین سیستمهایی استفاده موثر از فناوری اطلاعات را در سازمان محقق می سازند. برخی
از مزایای اینگونه سیستمها عبارتند از:
برقراری
ارتباط کارا بین واحدهای سازمانی-1
افزایش دقت،
سرعت و قابلیت عملکرد-2
ارتقای
اثربخشی و کارایی (بهره وری سازمان)-3
استفاده برای
کاربردهای مدیریتی و غیر مدیریتی-4
یک
برنامه‌ریزی موثر نیازمند نظم و توان پیش‌بینی مشکلات (تهدیدها) و فرصتها در
یک محیط متلاطم و پیچیده و نیز دارابودن قابلیت توسعه استراتژیها و
سیاستهایی براساس تکنولوژی‌های اطلاعات است که به سرعت درحال‌تغییرند.
استفاده از سیستمهای اطلاعات به‌عنوان یک مزیت
رقابتی در درجه دوم اهمیت قرار داده شد. امروزه سیستمهای اطلاعات به‌عنوان
یک ابزار و سلاح استراتژیک اصلی در بسیاری از شرکتها تلقی میشود. این مزیت
رقابتی نتیجه تشخیص فرصتها و به‌دنبال آن اجرای موثر و سریع تکنولوژی‌های
اطلاعات برای بهره‌جویی از این فرصتهاست.
در بسیاری از شرکتها، سه سطح برای تعریف استراتژی
وجود دارد. در بالاترین سطح، استراتژی شرکت خطوطی را که آن شرکت در آن
تجارت می‌کند و نحوه تشخیص منابع کلیدی شرکت به هریک از این خطوط را
مشخص می‌سازد. در یک اقتصاد متلاطم، هویت یک شرکت و به‌نوبه خود تخصیص
منابع، ممکن است طی زمان دستخوش تغییر گردد. سطح دوم استراتژی درارتباط
با واحدهای تجاری استراتژیک است
که می‌توان یک بخش فرعی یا خط تولید در شرکت باشد. هرگاه استراتژی یک
شرکت متحول گردد، منابع تخصیص‌یافته به واحدهای تجاری موجود یا جدید ممکن
است تغییر کند. سطح سوم استراتژی، همان استراتژی عملیاتی است. هر زمان یک
واحد تجاری استراتژی‌اش تعریف شود، هریک از نواحی عملیاتی در داخل آن واحد
بایستی یک سری اعمال را برای پشتیبانی استراتژی مربوطه انجام دهند. از
آنجایی که استراتژی‌های عملیاتی گوناگون (مانند استراتژی‌های فروش، استراتژی
تحقیق و توسعه، استراتژی ساخت) برای واحدهای تجاری مختلف ممکن است وجود
داشته باشد. ظهور یک استراتژی عملیاتی برای بهره‌برداری از منابع و
تکنولوژی‌های اطلاعات به‌منظور پشتیبانی از واحدهای تجاری و دیگر استراتژی‌های
عملیاتی به‌طور روزافزونی رخ می‌دهد. بیش از هشتاد درصد کار روزانه مدیران صرف
اطلاعات میشود از جمله دریافت اطلاعات، برقراری ارتباط و استفاده از اطلاعات در
طیف وسیعی از امور مختلف. از آنجایی که اطلاعات مبنای تمام فعالیتهای یک سازمان
است، سیستمهایی باید وجود داشته باشند که اطلاعات را تولید و مدیریت کنند. هدف
چنین سیستمهایی ایجاد تضمین در ارائه اطلاعات صحیح و قابل اطمینان در مواقع مورد
نیاز و در شکل قابل استفاده است. چنین سیستمهایی،سیستم های اطلاعات نامیده شدند
.
یک سیستم
اطلاعات چه کار می‌کند؟
یک سیستم اطلاعات سه فعالیت عمده انجام می‌دهد (شکل 1). ابتدا
اطلاعاتی را از منابع درون سازمانی یا برون سازمانی به عنوان ورودی دریافت می‌کند.
سپس بر روی اطلاعات دریافت شده کارهایی انجام می‌دهد تا اطلاعات مورد نظر سیستم را
تولید کند. در نهایت، اطلاعات تولید شده را در اختیار کاربر در نظر گرفته شده مثلاً
یک مدیر یا یک کارمند قرار می‌دهد.
با نگاهی کوتاه به سازمانها وشرکتهای موفقی که دارای
شهرت وآوازه بیشتری هستند در می یابیم که همه آنها در فعالیتهای روزانه شان،وابستگی
شدیدی به سیستمهای اطلاعاتی دارند و درحقیقت سیستمهای اطلاعاتی نقشی کلیدی
درموفقیتهای آنها ایفا نموده اند. اساساامروزه نیازبه سیستمهای اطلاعاتی درهمه
جنبه های تجارت قابل لمس است واستفاده ازاین گونه سیستمها تنهابه شرکتهای بزرگ
ومشهور محدود نمی شود، بلکه حتی سازمانهاوشرکتهای کوچک موفق رانیز در بر می گیرد. امروزه سیستمهای اطلاعاتی به سرعت در حال
تاثیر گذاری بر الگوی زندگی، مدیریت، تجارت و دیگر زمینه های زندگی انسانی هستند.
سازمانها با بهره گیری از سیستمهای اطلاعاتی موفق به ایجاد تحولات چشمگیری در
فعالیتهای خود شده اند.از جمله این تغییرات می توان به کاهش هزینه ها، کاهش زمان
تولید، افزایش بهره وری و تغییرات ساختاری اشاره نمود و همه اینها در کنار
ابزارهای مختلف فناوری اطلاعات همچون پایگاههای اطلاعات، پست الکترونیک وسایر
ابزارهای ارتباطی به مدیران اجرایی کمک می کنند تا دیدگاهی کامل از وضعیت شغلی و کاری
شان به دست آورند. رشد سیستمهای اطلاعاتی چنان وسیع بوده که حتی سنتی ترین و قدیمی
ترین نظامهای تولیدی و خدماتی نیز با استفاده از آنها میتوانند به بازده بیشتری
نایل آیند(لاودن،1377)
دراین راستا، هدف مدیریت سازمانها،
استفاده مؤثرو اثربخش از این سیستمها برای دستیابی به اهداف کلی سازمان است.
موفقیت وپیشروبودن سازمان در سیستمهای اطلاعاتی می تواند به دستیابی به فرصتهایی
بینجامد که منافع ذینفعان سازمان را به بهترین نحو تامین نماید. گسترش و به کارگیری
اطلاعات ومدیریت در سازمانها بایدبرنوعی سیستم متکی باشد. از دیدگاه سیستمی،
سیستمهای اطلاعاتی،زیرساخت هر سازمانی هستند. آنها قلب تپنده و نیروی پیش برنده
سازمان محسوب می شوند.در این فصل، دیدگاههای موجود درمورد سیستمها، مبانی سیستمو
وظایفی که این سیستمها درسازمانو مدیریت بر عهده دارند به بحث و بررسی گذاشته می
شود. به طورکلی، استفاده از سیستمهای اطلاعاتی چنانچه سبب تغییرشیوه رقابت شرکت
شود یک حرکت استراتژیک (Strategic)
به شمار می رود.زیرا استراتژی راهی است که یک سازمان
بااعمال آن تلاش می کند میان خود و رقبایش تفاوتهایی را به وجود آورد. سؤال اصلی
دراین رابطه این است که چگونه می توان سیستمهای اطلاعاتی را برای بهبود جایگاه
رقابتی سازمان جهت رفع نیازهای مشتریان، افزایش سهم بازار، کسب موقعیتی بالاتر در
صنعت،دستیابی به منافع بیشتر و… به کار
برد .
انواع
سیستمهای اطلاعات
سیستمهای
اطلاعات دارای انواع و اقسام مختلفی هستند و از وجوه متفاوت می‌توان آنها را دسته‌بندی
کرد. مقاله «نوع‌شناسی سیستمهای اطلاعات» یک دسته‌بندی از سیستمهای اطلاعات
ارائه می کند. سیستمهای اطلاعات سازمانی عبارتند از:
-
سیستمهای پردازش مبادلات
-
سیستمهای اطلاعات مدیریت
-
سیستمهای اطلاعات اجرایی
-
سیستمهای پشتیبان تصمیم‌گیری
-
سیستمهای پشتیبان اجرایی
-
سیستمهای خبره
-
سیستمهای اتوماسیون اداری
-
سیستمهای دانش‌ورزی
سیر تاریخی سیستم های اطلاعاتی
یکپارچه در ایران
سالهای متمادی چهار مجموعه ذیل کلیت سیستم های اطلاعاتی
سازمانها و موسسات مطرح در ایران را تشکیل می داد
بخش روشها ( شامل شمای کلی فعالیت سازمان و مجموعه
نمودارهای گردش عملیات) بخش حسابها ( شامل اصول و مبانی طرح
حسابها ، فهرست حسابها ، تعریف حسابها و روش ثبت حسابداری عملیات )
بودجه و گزارشها
( شامل روشهای تهیه بودجه و فرم های مرتبط با تهیه بودجه و گزارشهای مدیریت ) سازمان ( شامل نمودار سازمانی و شرح وظایف سازمانی
کارکنان )
از اواخر دهه 50 علایق سازمانها
و موسسات به اهمیت استفاده از رایانه برای پردازش اطلاعات فزونی یافت و کوشش در جهت
فراهم کردن اطلاعات مورد نیاز استفاده کنندگان درون سازمانی و برون سازمانی از طریق
نرم افزارهای رایانه ای به گونه‌ای که بتواند سودمندی اطلاعات را افزایش دهد ، آغاز
گردید و استمرار این کوشش در سالهای اخیر اشتیاق سازمانها و موسسات به در اختیار گرفتن
سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه از جمله «سیستم برنامه ریزی منابع سازمان» را به دنبال داشته
است .
بررسی تاریخی سیستم های اطلاعاتی در ایران در دهه های نزدیک نشان می دهد که
سیستم های اطلاعاتی یکپارچه نیز مانند سایر مقوله ها تحت تاثیر اوضاع و احوال سیاسی
و عواملی از این دست بوده و به دلیل بی ثباتی اوضاع و احوال سیاسی و اقتصادی کشور ،
تحریم کشور توسط کشورهای صاحب نام در زمینه فناوری اطلاعات ، دخالت بیش از حد دولت
در اقتصاد، انحصاری بودن اکثر کالا و خدمات ، ناکارایی قوانین مالی و مالیاتی و سرمایه
گذاری و اساساٌ گرایش سرمایه گذاران به بازده سریع سرمایه گذاری بسط و توسعه نیافته
و به جایگاه واقعی خود نرسیده است.
نارسائیها و دشواریهای سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه: در جریان طرح ، استقرار
و توسعه سیستم های اطلاعاتی یکپارچه سه کارگزار نقش اساسی دارند
الف ) طراح ( تحلیلگر یا آنالیست ) و عرضه کنندگان سیستم؛
ب ) مشتری ( کاربران و مدیران )؛
ج ) دولت و نهادهای حرفه ای
سیستم
اطلاعات مدیریت " MIS ":
تاریخچه و سیر
تکاملی MIS
سیستم های اطلاعات مدیریت تا قرن بیستم با تأنی به حرکت
خود ادامه داد وشاید علت آن عدم توانایی بشر درحفظ، نگهداری وبازیابی اطلاعات بود.
باتوسعه رایانه‌های باظرفیت، سرعت ودقت بالا دراواسط قرن بیستم تکامل وکاربرد
مفاهیم سیستمهای اطلاعاتی مدیریت،با روندی دیگر وباسرعت بیشتری توسعه یافت که حاصل
آن تغییرات درعملیات وفعالیتها ووظایف سازمانهای تجاری دنیا به شرح زیرشد:
1- مدیریت متمرکز وتکیه برمحورهای تمرکز اطلاعات وبهره
گیری ازفن‌آوری پیشرفته
2- طراحی اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت، برنامه
ریزی وکنترل سازمان
3- طراحی سیستم اطلاعات مدیریت باتکیه برکنترل وسیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل
پروژه ها
نتایج حاصل ازاین مفاهیم، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شوند.
1. پردازش
داده (دوره 1950)
2. سیستم
اطلاعات مدیریت (1960-مسائل ساختار یافته)
3. سیستم
حمایت از تصمیم (1970-مسائل نیمه ساختار یافته)
4. سیستم
خبره (1980-مسائل ساختار نیافته)
5. سیستم
اطلاعات مدیریت عالی (1980-مسائل ساختار نیافته)
6. سیستم
تصمیم گروهی(1990)
7. شبکه
عصبی مصنوعی(1990)
تعریف MIS:
تعاریف متعددی از سیستم اطلاعات در رشته‌هایی مانند مدیریت، علوم
کامپیوتر، مهندسی نرم افزار و علوم حسابداری ارائه شده است است.
تعاریف MIS از دیدگاه صاحب نظران :
موردیک و مانسون :
سیستم
اطلاعات مدیریت سیستمی است که داده‌های محیطی را جمع‌آوری و داده‌های تبادلات و
عملیات سازمانی را ثبت می‌کند و سپس آنها را فیلتر، سازمان‌دهی و انتخاب کرده و به
عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می‌نماید و ابزاری برای مدیران فراهم می‌آورد که
اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند.
هنری سی لوکاس :
MIS یک سری شیوه های منظم میباشد که وقتی
اجرا شوند اطلاعاتی را برای کمک به عمل تصمیم گیری فراهم می آورد.
وبر و واتسن :
MIS را به عنوان گروه منظمی از فرایند ها نقل میکنند که اطلاعات را برای کمک
به عمل تصمیم گیری و اجرا با یک سازمان دهی برای مدیران فراهم میکنند.
آواد :
سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه، رایانه‌ای و کاربرـ ماشین است
که اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم‌گیری فراهم می‌کند. عناصر اصلی این
سیستم عبارتند از:
·
سیستمی
یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر
·
سیستمی
رایانه‌ای که تعدادی نرم‌افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط
می‌کند
·
رابط
کاربر- ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می‌دهد،
·
ارائه
اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی
·
پشتیبانی
از عملیات و تصمیم‌گیری
دیویس و اولسون :
سیستمی
یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت
و تصمیم‌گیری در سازمان است. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای،
راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری
و یک پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد.
لوسی
(Lucey ):
MIS را به عنوان یک سیستم برای تبدیل داده ها از حالت منابع
داخلی و خارجی به اطلاعاتی برای برقراری ارتباط میداندو برای اخذ تصمیم مناسب و
موثر و به موقع برای برنامه ریزی،هدایت و کنترل فعالیت ها میداند.
و بطور کلی...
سیستم های اطلاعات مدیریت (Management
Information systems) ، به مطالعه سیستم های اطلاعاتی در سازمان می پردازد. سیستم
اطلاعاتی، سیستمی متشکل از شبکه ای از کانال های ارتباطی است که در سازمان مورد
استفاده قرار می گیرد. اجزای سیستم اطلاعاتی، جمع آوری و دستکاری داده ها و
اطلاعات را انجام می دهند. این اجزا شامل سخت افزار، نرم افزار، افراد، سیستم های
مخابراتی و داده ها هستند. فعالیت هایی که در این زمینه صورت می گیرند، عبارتند از
: ورود داده ها، پردازش داده ها، ذخیره سازی داده ها و اطلاعات و تولید خروجی هایی
نظیر گزارشات مدیریتی.حوزه مطالعات سیستم های اطلاعاتی مثل
علوم کامپیوتر که تئوری یا مهندسی کامپیوتر که بیشتر به مباحث مهندسی توجه دارد
نمی باشد. مطالعه سیستم های اطلاعاتی به طور معمول تابع اصول تجارت است و اغلب به
توسعه نرم افزار توجه دارد.سیستم های اطلاعاتی
در کسب و کار از فرایندها و عملیات، استراتژی های پشتیبان تصمیم گیری و پشتیبان
رقابت، حمایت می کند.سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه
متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم
گیری در سازمان است. این سیستم از نرم افزار و سخت افزار رایانه ای، راهنماها و
دستورالعمل ها، مدل هایی برای تحلیل، برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری و یک پایگاه
اطلاعات بهره می گیرد.
پردازش اطلاعات که معمولا پردازش داده های مبتنی برتصمیم نامیده
میشود، اطلاعات را به مدیرانی که باید دریک موقعیت خاص تصمیم بگیرند عرضه می کند. این
سیستم، اطلاعات را برای حمایت از تصمیمات فراهم می سازد؛ البته در مواردی که اطلاعات
مورد نیاز می تواند از پیش شناسایی جمع آوری و عرضه شود.
سیستمهای اطلاعات مدیریت M.I.S همچنین سیستمهای گزارش دهی مدیریت نیز نامیده می شوند.
این سیستم برپشتیبانی از تصمیم درمواردی که اطلاعات مورد نیاز به خوبی تعریف شده اند
تمرکز دارد. به عبارت دیگر، بعداز تجزیه وتحلیلموقعیت اطلاعات را برا تصمیم گیری عرضه
می کنند. علاوه براین، در برخی موقعیتهای تکراری شرایط از پیش شناخته شده است. ازاین
رو، گزارشهای سیستمهای اطلاعات مدیریت شامل اطلاعات اخذ شده ازموقعیتهای تکراریمی باشد
و باترکیب جزئیات حاصل از تفسیر رویدادهای جدید بااطلاعات گذشته، تصمیم گرفته شود.این
اطلاعات برای آنکه در تصمیم گیری مفید واقع شوند بایدبه موقع ارائه شوند. مثالهای زیرنشان
دهنده چندین جنبه مهم ازپردازش اطلاعات است.تصمیم گیرندگان ایده خوبی از متغیرهای موردنظر
واطلاعات موردنیازدارند.مدیران تولید درشرکتها باتصمیماتی درباره تغییر اساسی یا جزئی
قیمتها مواجه میگردند. این تغییرات دربعضی صنایع یا شرکتها ممکن است به صورت هفته ای
یاماهانه صورت پذیرد.مدیران گاهی به اطلاعاتی نیاز دارند که امکان نظارت برعملکرد
و قیمت را فراهم می کند.بعضی ازاطلاعات موردنیاز را می توان ازپردازش ثبتهایی ذخیره
شده پیشین به دست آورد.
موقعیتهای دیگر استفاده از سیستمهای اطلاعات مدیریت می
تواند شامل تغییر فضای رقابتی یا سیاستهای قیمت گذاری جدید باشد.
